圧倒的に紙を減らせる!書類整理におすすめのファイルと整理術

こんばんは、ユイです。

今回は書類整理を見直したので紹介します。

今までは無印のスタンドファイルボックスにクリアファイルを入れて整理してたんですが、ボックス自体が場所をとるので最適化しました。

ジャン!4人家族でたったこれだけです。

 

本当は玄関ドアなんかに引っ掛けたいのですが、そういうタイプの玄関ではないのでいつかリフォームする時にでも移動させようと思います。

では本題に入ります。

使ったのはこれ。エセルテ A4ソーテッド6段/アコ・ブランズ・ジャパン

A4サイズのファイルが6段入った壁掛け式のファイルです。(3段タイプもあります)

カラーも落ち着いたモノトーンなのが嬉しい。

このファイルが最強な4つのポイント

束ねて持ち運びできる

このファイル、実はジャバラ式になっているのでコンパクトに折り畳めるんですよ。

なので持ち運びたい時は束ねてサッと持ち運べます。

普段は吊るしておいて、来客時だけ折り畳むなんてこともできるので良いですね!

 

ボックスタイプは持ち運ぶには不向き。

仮に持ち運んだとしてもオープンになってるので何かの拍子に全部バラバラ・・・なんてことにもなりそうです。

その分こいつはバンドも付いているので、しっかりホールドしてくれます。

仕分けファイルが取り外せる

なんと!インデックスが付いている部分も独立したファイルになっているので、取り外し可能なのです。

例えば、領収書のファイルだけ持ち運ぶなんてことができるんですね。

しかも蓋まで閉められるという、徹底ぶり。

優先順位が付けられる

ボックスタイプだとインデックスでしか優先度を判断できませんが、これは縦型なので優先度が付けやすい!

今は少し高めの位置に掛けているので、1番上は届きづらいので1番下を優先度<高>にしてます。

場所を取らない

ボックスだとどうしても場所取っちゃうんですよね。

それが嫌でこちらを購入してみたのですが正解でした!

将来的には、大事な書類を忘れても靴を脱がないで取れるように玄関ドアに吊るしたいです。

 

どんな風に仕分けしてるの?

では、どういう風に仕分けしているのかと言うと・・・

 

上から

  • クリアファイル
  • 長期保管
  • スキャン
  • 領収書・レシート
  • 要対応(夫婦)
  • 要対応(子供)
  • 支払い

この順番です。下に行くほど優先度が高いです。

 

中身を見ていきましょう。

クリアファイル

クリアファイルは、この仕分けファイルの中をさらに仕分けするためのものです。

パソコン的に言えばこの7つがフォルダで、その中のクリアファイルがファイルですね。

今は10枚入ってますが様子を見て減らせるだけ減らして軽量化をはかります!

未開封の封筒なんかも一旦ここに入れておきます。

 

長期保管

こちらは、紙自体をいつか来るタイミングまで取っておかないといけない系のやつです。

我が家だと子供の予防接種の予診表だったり保証証なんかが入っています。

予診表は毎回、基本情報を書かされるのでデジタルにしてほしい。。

 

スキャン

こちらは、デジタル化したら捨てちゃうやつ入れです。例えばテイクアウトのチラシだったり、お知らせなんかを入れます。

 

スキャンして、Evernoteに入れたらさようなら〜です。

 

今はスマホでスキャンしてますが、これが意外と面倒で・・・。直接Evernoteに放り込めるスキャナーもあるので、それを使うともっと楽にスキャンできます。

領収書・レシート

家計簿はざっくり管理で付けてないのでいらないのかもしれないけれど、とりあえず入れてます。

→見直し必要

 

要対応(夫婦)

こちらは、対応が済んだら破棄する(もしくはスキャンする)書類です。

 

要対応(子供)

上と同じく子供の対応したらポイする書類が入ってます。

子供の書類が意外と多かったので、夫婦用と子供用に分けました。

 

支払い

6段と書かれているエセルてのソーテッドファイルですが、実は1番下にもポケットが付いています!

なので実質は7段なんですね。

この7段目だけが中に入れているものが完全に見えるので重要度の高いものは7段目を活用すると良いかもです。

この中には、現金で払わないといけないものなんかを忘れないように入れてます。

別の使い方としては、ここに月のカレンダーを入れるのも良いと思います。

 

この仕分けファイルの中には、さらにクリアファイルを入れて整理しています。

でもそれだと期日のある書類なんかが埋もれそうな気がしますよね。

 

そんな時は、クリアフィルを横じゃなくに入れとくんです!

通常は横入れなので、縦に入れられたものがあるとあるとめちゃくちゃ違和感があります。

 

うっかりミスも減らせそうです。今週中に対応しなきゃいけないものだけ縦にしておくのも良いですね。

 

何でこんなに書類が少ないの?

じゃあ、何でこんなに書類が少ないのかというと・・・

書類のほとんどはデジタル化してしまっているからです。

主に「Evernote」「トリセツ」というアプリの中に入っています。

Evernote

Evernoteには、情報だけ欲しい書類や契約書、捨てにくい書類なんかを放り込んでいます。

普段は使わないけど、必要な時だけ出てきて欲しい書類たちです。

検索した時サッと出てくるようにタイトルもきちんと付けております。

トリセツ

トリセツには、家電の取扱説明書を入れています。

昔は取説はググれば良いと思って捨ててたのですが、それだと家族が不便そうだったのでここに保存するようにしました。

品番を検索すると勝手に取説が出てきてくれる優れもの。

取説がPDFでウェブ上にあるものに関してはEvernoteに入れても良いかもしれません。

 

まとめ

いかがでしたか?書類って結構すぐ貯まって仕分けるのが面倒になるんですが、これだったらサクッと処理できそうです。

 

今回、紹介したファイルはこちらです。

合わせてこちらのスキャナーを使うともっと書類整理がはかどります!